Вакансия офис менеджера в Санкт-Петербурге

POSTULAT группа компаний tabakpodarki приглашает соискателей на работу в качестве офис-менеджера.
Обязанности:
- Прямые поручения руководства
- Курирование работы всего офиса/взаимодействие со всеми отделами
- Принятие и распределение входящих звонков/корреспонденции, фиксирование и передача служебной информации руководству и сотрудникам компании
- Обеспечение документооборота компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов, отправка/получение почтовых отправлений
- Транспортные компании: прием информации о доставках, с последующей передачей далее по отделам, при необходимости составление претензий, решение спорных моментов, подготовка доверенностей на отправку/получение
- По поручению руководства подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании, ведение деловой переписки
- Полный документооборот, а именно общение с Администрациями ТК: заявки на проведение работ, постоянные и временные пропуска, в случае необходимости претензии и решение различных вопросов
- Заключение страховых полисов по магазинам, отслеживание сроков действия полисов, заполнение анкет
- Подготовка полного пакета документов к пожарным проверкам, проверкам по электрохозяйству и всего необходимого, касаемо деятельности магазинов
- Оплата квитанций (Сбербанк, Петроэлектросбыт)
- Оформление виз, приглашений для сотрудников офиса, составление плана командировок, а именно: покупка авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и т.д.
- Подготовка совещаний, проводимых руководством (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), подготовка переговорной к проведению встреч с партнерами и т.д.
- Ведение полной отчетности по выставке товара (переговорная), соблюдение порядка и чистоты.
- Административно-хозяйственная поддержка всех сотрудников офиса, а именно: организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.
- Отслеживание чистоты и порядка в офисе, поддержание офиса в рабочем состоянии, а именно: осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Координация и контроль работы водителя и уборщицы.
Требования:
- Высшее образование
- Свободное владение ПК
- Пунктуальность, организованность,грамотность, обучаемость, коммуникабельность, внимательность, тактичность, способность работать самостоятельно в режиме многозадачности
- Умение расставлять приоритеты и выстраивать эффективное взаимодействие с сотрудниками
- Знание делопроизводства
- Знание английского языка (устный, письменный) будет вашим преимуществом.
Условия:
График работы пн.-пт. С 10.00 до 18.00